Administrative Assistant / Asystent(-ka) Administracyjna

SOMFY jest zaufanym partnerem w dziedzinie automatyzacji systemów otwierania i zamykania w domach i budynkach, pragnie stanowić inspirację nowych sposobów życia dla wszystkich. 
Ta francuska, rodzinna i niezależna grupa od momentu powstania nieustannie się rozwija, od 50 lat jest światowym liderem i pionierem w dziedzinie automatyki domowej. Innowacyjność przyświeca nam na co dzień i gwarantuje doskonałość naszych rozwiązań. 

Jesteśmy obecni w 58 krajach, posiadamy 8 zakładów produkcyjnych i 17 ośrodków badawczo-rozwojowych. 
Dbając o dobro naszych 7 000 pracowników, staramy się zapewnić im długoterminowe zatrudnienie poprzez mobilność wewnątrz firmy i rozwój umiejętności. Wspieramy różnorodność i integrację, opierając się na silnej kulturze korporacyjnej.

W związku z dynamicznym rozwojem naszej firmy poszukujemy osoby, która wesprze nasz zespół w codziennych zadaniach biurowych i administracyjnych. Jeśli jesteś komunikatywna(y), sumienna(y) i lubisz mieć wszystko pod kontrolą to świetnie się składa! Czekamy właśnie na Ciebie!

Zakres obowiązków

• Kompleksowa obsługa recepcji.
• Obsługa centrali telefonicznej oraz firmowej skrzynki e-mailowej.
• Zarządzanie obiegiem korespondencji przychodzącej i wychodzącej oraz dokumentów wewnętrznych.
• Organizacja i realizacja zakupów artykułów biurowych, spożywczych, chemicznych i innych drobnych materiałów potrzebnych do funkcjonowania biura.
• Współpraca z firmami zewnętrznymi: serwisem sprzątającym, dostawcami oraz administracją budynku.
• Prowadzenie ewidencji i zarządzanie kartami dostępu do biura: zamawianie, wydawanie nowym pracownikom, kontrola ważności.
• Monitorowanie i uzupełnianie zapasów artykułów biurowych i spożywczych oraz nadzór nad ogólnym wyposażeniem biura.
• Zarządzanie pool car: wydawanie kluczyków, kart paliwowych oraz obsługa rezerwacji.
• Wsparcie przy zarządzaniu flotą samochodową.
• Zakup i ewidencja sprzętu IT dla pracowników (laptopy, monitory, akcesoria).
• Zakup, ewidencja i zarządzanie telefonami służbowymi: wydawanie, kontrola przepływu i stanu technicznego.
• Ścisła współpraca z zewnętrznym działem IT.
• Organizacja spotkań biznesowych: rezerwacje i przygotowanie sal konferencyjnych.
• Przygotowywanie zestawień oraz raportów budżetowych na potrzeby administracji.
• Pełnienie funkcji ewakuatora budynku (PPOŻ), nadzór nad terminami przeglądów sprzętu przeciwpożarowego (np. gaśnic) .
• Codzienne wsparcie administracyjne innych działów w firmie.

• Doświadczenie na podobnym stanowisku administracyjnym lub recepcyjnym (min. 1-3 lata).
• Bardzo dobra znajomość pakietu MS Office (w szczególności Outlook, Excel, Word).
• Znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym (min. B1/B2).
• Umiejętność organizacji pracy własnej oraz zarządzania wieloma zadaniami jednocześnie.
• Wysoka kultura osobista, komunikatywność i umiejętność pracy z różnymi działami firmy.
• Umiejętność rozwiązywania problemów i samodzielność w działaniu.
• Dokładność, rzetelność i odpowiedzialność za powierzone obowiązki.
• Mile widziana znajomość systemów do zarządzania sprzętem IT lub doświadczenie we współpracy z działem IT.
• Prawo jazdy kat. B – mile widziane.

• Współpraca na podstawie umowy o pracę realizowana za pośrednictwem firmy outsourcingowej.
• Pracę w dynamicznie rozwijającej się firmie.
• Możliwość zdobycia cennego doświadczenia zawodowego.
• Przyjazną atmosferę i wsparcie zespołu.

Ochrona danych osobowych kandydatów do pracy w podmiotach Grupy Somfy jest naszym zobowiązaniem. Aby ograniczyć ryzyka naruszenia bezpieczeństwa danych i zagwarantować sprawny przebieg komunikacji, realizujemy procesy rekrutacji kompleksowo poprzez Portal SmartRecruiters.
Prosimy więc kandydatów o przesyłanie aplikacji wyłącznie za pośrednictwem naszego bezpiecznego Portalu SmartRecruiters, a nie pocztą elektroniczną lub tradycyjną.